CARTILLA ESTADO ARTE DE INFORMACIÓN REGIONAL
OBJETIVO:
Identificar las necesidades de información que posee los actores que trabajan la Acción Integral contra Minas Antipersonal en su organización a nivel local, departamental y nacional. Con el fin de facilitar y estandarizar los procedimientos en el manejo de la Gestión de Información.
JUSTIFICACIÓN
Como se ha señalado, el tema de gestión de información juega un papel determinante en la acción integral contra minas antipersonal. El acceso a la información es reconocido como un elemento determinante para la toma de decisiones y para el empoderamiento de las comunidades, de manera que éstas puedan jugar un papel activo en el mejoramiento de sus condiciones de bienestar, en la práctica de sus derechos, en el acceso a las oportunidades, en el desarrollo su potencial económico y social, y la influencia sobre políticas y procesos de desarrollo.
Es correcto afirmar que la información exacta, oportuna, precisa y de calidad representa la diferencia entre sujetos activos y participativos, en contraposición a una sociedad desinformada, pasiva y manipulada.
La cartilla de “estado del arte de la información de minas antipersonal y munición sin explotar” le permitirá a los actores de la comunidad de acción integral contra minas antipersonal conocer las dificultades, oportunidades, experiencia y avances de los procesos de gestión de información en las regiones, lo anterior nace de un proceso de participación colectiva entre las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales de nivel local, departamental y nacional para complementar la información en AICMA, y construir procedimientos, herramientas estándares en la gestión de información.
No obstante, lo que se pretende a futuro es mejorar, fortalecer y crear capacidades en el uso de la información para aumentar los niveles de efectividad, oportunidad en planes, proyectos y programas en actividades relativas a las minas.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
DEFINICIÓN
La gestión de información es el proceso que se encarga de suministrar los recursos necesarios para la toma de decisiones, así como para mejorar los procesos, productos y servicios de los actores que trabajan en AICMA. Con el objetivo de mostrar cómo influye la gestión de información en el desarrollo y fortalecimiento de las intervenciones de las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales a nivel local, departamental y nacional.
ASPECTOS CLAVES
La Gestión de Información es un factor crítico de éxito en la Acción Integral contra Minas Antipersonal., una adecuada gestión en este sentido permite a los tomadores de decisiones asignar óptimamente, esfuerzos y recursos en la atención de comunidades afectadas por las minas antipersonal al igual que visualizar el impacto de intervenciones en terreno.
El ajuste del manejo de los datos a un proceso estandarizado es uno de los requerimientos mínimos para garantizar la calidad de la Gestión de Información. En términos generales, cualquier iniciativa en este aspecto debe orientarse según el ciclo de vida de la gestión de información para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (Véase gráfico 1). Por consiguiente, es la capacidad que tenga la organización para preestablecer y hacer cumplir los criterios de satisfacción en cada uno de los pasos del ciclo lo que determina la idoneidad de su Gestión Información.
TIPS DEL CICLO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
EL DEBER SER.
PLANIFICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN:
· Identificar actividades representativas de la organización encaminadas al cumplimiento de los propósitos institucionales.
· Generar información exacta, apropiada y oportuna, que tenga como intención mitigar el impacto de las MAP (Minas Antipersonal) y MUSE (Municiones sin explotar).
FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
· Identificar fuentes primarias y secundarias
· Retroalimentación con las fuentes.
ASPECTOS CLAVES
· Fuentes Primarias: Serán las personas y organizaciones que posean información precisa y exacta del evento y las victimas del mismo, además dan seguimiento permanente, pertinente y sistemático de las líneas de Acción Integral contra Minas Antipersonal, considerando entonces como fuente primaria (la víctima, familiares de la víctima, el personero o la organización que ha venido realizando el seguimiento de los hechos).
Fuentes Secundarias: Serán las personas y organizaciones que poseen una síntesis de información preliminar del evento y las víctimas del mismo, además tiene como función dar seguimiento a las variables que apoyan el seguimiento de la Acción Integral contra Minas Antipersonal. Considerando entonces como fuente secundaria (los medios de comunicación, Historias clínicas, Registros de defunción, y otros registros o expedientes propios de las instituciones, comunidad)
MÉTODOS DE RECOLECCIÓN
· sintetiza en sí toda la labor previa de la recolección de información: resume los indicadores y, por lo tanto, las variables y conceptos utilizados; pero también sintetiza el diseño concreto elegido para el trabajo. Mediante una adecuada construcción de los instrumentos de recolección, se alcanzará el éxito en la gestión de la Acción Integral contra Minas Antipersonal.
ASPECTOS CLAVES
La forma: se refiere a las técnicas que utilizamos para la tarea de aproximación a la realidad (observación, entrevista).
El contenido: queda expresado en la especificación de los datos que necesitamos conseguir. Se concreta en una serie de ítems que no son otra cosa que los indicadores que permiten medir a las variables, pero que asumen ahora la forma de preguntas, puntos a observar, elementos para registrar, etc.
ENSAYOS DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
· Son las pruebas pilotos de los métodos de recolección de información que se van adecuando a las necesidades y dinámicas a través del tiempo.
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
· Detectar cambios necesarios en el registro de la información y evaluar la calidad de la recolección de información
· Se monitorean la información en cada una de sus etapas en relación a los resultados deseados.
ASPECTOS CLAVES
ü Permite poner la información a la disposición sobre como direccionar de un proyecto orientado a la Acción Integral contra Minas antipersonal.
ü Llevar el registro de la información en el sistemas para la realización de reportes, boletines.
ü Mejorar la calidad de la información y la implementación de un proyecto.
ü Permite el comienza de intercambio entre los actores vinculados e interesados.
PRESERVACIÓN DE LOS DATOS
· Definir periodos de información para el uso de la información
· Garantizar la confiabilidad de la información
USO DE LOS DATOS
· Definir para que va hacer utilizada la información. Dado que esta facilitara cualquier tipo de actividad como Evaluar, clasificar, analizar, utilizar y divulgar datos sobre la problemática y tomar decisiones.
· Garantizar el resguardo de la información
DISEMIACIÓN DE LOS DATOS
· Presentación pública de la información: Boletines, informes, Folletos, Página web etc.
· La diseminación fortalece espacios de análisis e intervenciones en el AICMA
SISTEMA DE INFORMACIÒN
DEFINICIÓN
Un sistema de información es un conjunto de personas, instituciones gubernamentales y no gubernamentales, recursos humanos, económicos, físicos y legales que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades y tomas de decisiones de la Acción Integral contra Minas Antipersonal.
TIPS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EL DEBER SER.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN:
· Tener claro el concepto/definición de ¿QUE ES? Víctimas de MAP y MUSE, Asistencia a Víctimas, Evento (Accidente, Incidente), ERM, Desminado Humanitario.
· Establecer y/o estandarizar la herramienta de recolección (formatos físicos, medios magnéticos entre otros)
· Flujos de información establecidos con tiempos definidos y responsables identificados.
· Validar la información recolectada
· Ingresar al sistema de información establecido
ANÁLISIS
· Procesa la información
· Se generan gráficas, estadísticas
INTERPRETACIÓN
· Lecturas de los datos, gráficas y estadísticas obtenidas ejemplos: tendencias en el tiempo, interpretación socio-demográfica.
· Contexto de la magnitud de la problemática.
DIFUNDIR
· Presentación pública de la información: Boletines, informes, Folletos, Página web etc.
RETROALIMENTACIÓN
· Interna: se hace al interior de la organización para tomas de decisiones, elaboraciones de proyectos etc.
· Externa: se hace entre las organizaciones y/o actores que trabajan en la AICMA para tomas de decisiones, elaboraciones de proyectos etc.
DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN
IDENTIFICACIÓN
Nombre de la institución y/o organización:
Nombre de la dependencia:
Ubicación de la Institución:
Departamento
Municipio
Teléfono
Correo Electrónico
TIPO DE ACTIVIDAD QUE DESARROLLA LA INSTITUCIÓN Y/O ORGANIZACIÓN
(Señale con una X la respuesta, y en la opción CUAL escriba la información pertinente)
1. Indique las actividades que desarrolla en su trabajo relacionadas con MAP/MUSE
Identificar casos de MAP/MUSE ( )
Registrar casos de MAP/MUSE ( )
Atención de casos MAP/MUSE ( )
Otra ( ) Cual________________________________________________________
ESCENARIO DE LA INFORMACIÓN EN MAP Y MUSE
(Enuncie los datos y variables que recolectan la institución y/o Organización)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
REFIERA LA(S) FUENTE(S) DE INFORMACIÓN EN EL TEMA DE MAP Y MUSE:
(Enuncie las fuentes primarias y secundarias)
| Clasificación de la fuente | Nombre de la fuente | Contacto de la fuente | Teléfono y dirección | Variables que reporta la fuente |
| Primaria | | | | |
| Secundaria | | | | |
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INDIQUE LOS MEDIOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
Cuestionario ( )
Entrevista personal ( )
Formulario ( )
Otro ( ) Cual ____________________________________________________
SISTEMATIZA LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
SI ( ) NO ( )
PERIODICIDAD EN LA SISTEMATIZACIÓN
(Señale con una X las respuestas)
Anual ( ) Semestral ( ) Trimestral ( ) Mensual ( ) Semanal ( ) Diaria ( ) Otro ( ) Cual__________________________________________________________________
PERIODICIDAD EN LA CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
Anual ( ) Semestral ( ) Trimestral ( ) Mensual ( ) Semanal ( ) Diaria ( ) Otro ( ) Cual__________________________________________________________________
PERIODICIDAD EN LA GENERACIÓN DE REPORTES DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas pertinentes)
Anual ( ) Semestral ( ) Trimestral ( ) Mensual ( ) Semanal ( ) Diaria ( ) Otro ( ) Cual__________________________________________________________________
PERIODICIDAD EN LA DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE EN EL MUNICIPIO, DEPARTAMENTO.
(Señale con una X las respuestas)
Anual ( ) Semestral ( ) Trimestral ( ) Mensual ( ) Semanal ( ) Diaria ( ) Otro ( ) Cuál__________________________________________________________________
POSEEN (PROTOCOLOS, MANUALES, GUÍAS), PARA EL MANEJO Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
SI ( ) NO ( )
Cuál_______________________________________________________________________________
SEÑALE EL TIPO DE PROBLEMAS EN LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE QUE POSEE LA INSTITUCIÓN Y/O ORGANIZACIÓN
(Señale con una X las respuestas)
Definiciones no estandarizadas ( )
Incompleta ( )
No oportuna ( )
No comparable ( )
Otro ( ) Cuál__________________________________
ENUNCIE CUAL ES EL USO DE LOS DATOS O DE LA INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
FLUJO DE INFORMACIÓN EN MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
Existe flujo de información SI ( ) NO ( )
SEÑALE LAS ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL FLUJO DE INFORMACIÓN
(Señale con una X las respuestas)
Personería Si ( ) No ( ) No aplica ( )
IPS Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Hospital Si ( ) No ( ) No aplica ( )
ONG´s Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Instituto de Medicina Legal Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Instituciones Educativas Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Instituciones Religiosas Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Organizaciones Comunitarias Si ( ) No ( ) No aplica ( )
Otra ( ) Cual_____________________________________________________________
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Diligencia la tabla, si el espacio no es suficiente agregue más filas o anexe la información)
| Institución que solicita información | Institución que suministra la información | Medio de envío de Información | Periodicidad |
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PROBLEMAS EN LA OPERATIVIDAD DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN DE MAP Y MUSE
(Señale con una X las respuestas)
Celos institucionales Si ( ) No ( )
Falta de articulación Si ( ) No ( )
Problemas tecnológicos Si ( ) No ( )
Desconocimiento en las competencias Si ( ) No ( )
Problemas en la calidad de la información Si ( ) No ( )
Otro ( ) Cuál__________________________________________________________________________
INFORMACIÓN DEL COMPONENTE TECNOLÓGICO
(Señale con una X la respuesta y diligencie la información en el espacio en blanco)
Posee sistema de información para MAP y MUSE Si ( ) No ( )
En caso afirmativo, describa el sistema
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Existe alguna interrelación con otros sistemas de información Si ( ) No ( )
Cual(es)
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INFORMACIÓN DEL RECURSO HUMANO EN MAP Y MUSE
(Señale con una X la respuesta)
Existe funcionario para la recolección de la información Si ( ) No ( )
Cargo_______________________________________________________________________________
Existe funcionario para la administración de las bases de datos Si ( ) No ( )
Cargo_______________________________________________________________________________
